Työmaa ei sakkaa puheluiden määrään vaan siihen, mitä niiden jälkeen tapahtuu

Rakennusalalla iso osa tärkeästä tiedosta kulkee puhelimessa. Kun sovitut asiat saadaan dokumentoitua ja siirrettyä vaivattomasti oikeille ihmisille, työ etenee ilman turhaa tiedon etsimistä, varmistelua ja muistikuviin luottamista. 

Rakennustyömaalla puhelut harvoin odottavat sopivaa hetkeä. Lisätöistä sovitaan matkalla työmaalle ja aikataulumuutoksista sekä materiaalivalinnoista saadaan tiedot tien päällä.  

Kun tieto jää yhden ihmisen muistiin tai irralliseen muistiinpanoon, pienestä tiedon kulun katkoksesta voi kasvaa työmaan kannalta iso ongelma. Lisätyön sisältö voidaan ymmärtää eri tavoin, aikataulumuutos ei tavoita kaikkia tai asiakkaalle joudutaan esittämään samat kysymykset uudelleen.

Myynnissä vastaamaton puhelu voi puolestaan tarkoittaa, että kilpailija ehtii tarttua asiakkaan kyselyyn ensin.  Puhelin onkin edelleen yksi rakennusalan tärkeimmistä työvälineistä. Ongelma ei ole puhuminen, vaan se, mitä sovituille asioille tapahtuu puhelun jälkeen. Kuka kirjaa sovitut asiat tai mistä muut työntekijät löytävät ne? 

Digitalisaatio mahdollistaa puheluiden ja projektitiedon hallinnan samanaikaisesti 

Rakennusalan puheluissa tietoa syntyy paljon. Jos tieto täytyy kirjoittaa puhelun aikana muistioon ja tämän jälkeen muistiosta viestiin sekä projektinhallintaan, tiedon lisäksi syntyy paljon työvaiheita. Rakennusalalla viestinnän digitalisaatio pyrkiikin selkeyttämään ja helpottamaan arkea. 

Toimivan viestintäketjun pitäisi hoitaa kolme asiaa. Puhelun on ohjauduttava oikealle ihmiselle, keskustelun olennaisen sisällön tulee jäädä talteen ja sovittujen asioiden on oltava helposti jaettavissa niille työntekijöille, jotka tarvitsevat tietoa työssään. Tavoitteena ei ole dokumentoida kaikkea, vaan varmistaa, etteivät päätökset, vastuut ja toimenpiteet huku muun työn alle. 

Moontalkin palveluympäristössä puheluiden hallinta, puheludata ja keskusteluista syntyvät muistiinpanot toimivat samassa kokonaisuudessa. Moontalk Mobilen avulla saapuvia puheluita voidaan ohjata oikeille henkilöille, vastaamattomia puheluita seurata ja tavoitettavuutta hallita myös liikkuvassa työssä suoraan puhelimesta. Puhelutiedot päivittyvät käyttäjän ja yrityksen yhteisiin lokinäkymiin reaaliaikaisesti.  

Moontalk AIRI puolestaan muodostaa puhelusta otsikon, tiivistelmän ja mahdolliset sovitut toimenpiteet. Muistio voidaan jakaa helposti eteenpäin projektin työntekijöille tai siirtää käytössä olevaan asiakkuudenhallinta- tai muuhun taustajärjestelmään. Näin työntekijän ei tarvitse yrittää palauttaa keskustelua mieleensä myöhemmin tai soittaa sovitusta asiasta takaisin. 

Selainpohjaisen my.moontalk-hallintatyökalun kautta yrityksen pääkäyttäjät voivat puolestaan muokata soittojonoja, aikaohjauksia ja käyttäjien asetuksia. Puheluliikennettä voidaan mukauttaa esimerkiksi työmaiden, vastuualueiden ja muuttuvien tavoitettavuustilanteiden mukaan.

Moontalk toimii kumppanina sujuvammassa arjessa 

Kun puhelimessa sovittu tieto siirtyy osaksi muuta projektitietoa, työntekijöiden ei tarvitse käyttää päiväänsä asioiden etsimiseen ja varmistamiseen. Työnjohto näkee, mitä on sovittu, työmailla pystytään reagoimaan yhteydenottoihin ja johto saa puheluliikenteestä tietoa toiminnan kehittämiseen. 

Puhelut kuuluvat rakennusalan arkeen jatkossakin ja siksi niiden sisältämän tiedon pitäisi olla yhtä hallittavaa kuin muunkin projektidatan. Lopulta kyse on siitä, että käytössä olevat järjestelmät toimivat paremmin yhdessä.